Llevar las piezas correctas rápidamente al área de servicio de su técnico

Nada es más frustrante para una flota que retrasar una reparación porque las piezas para repararla no están disponibles. Y nada es más frustrante para un técnico que solicitar repuestos al departamento de repuestos solo para que elijan el incorrecto.

Por supuesto, obtener la pieza correcta depende, hasta cierto punto, de lo que haya en el inventario, pero eso es solo una parte de la historia. La otra clave para obtener las piezas correctas para una reparación es la comunicación y colaboración entre el técnico y el departamento de piezas. Si no se maneja adecuadamente, esto causa fricciones entre el personal, retrasa las reparaciones y hace perder mucho tiempo al técnico.

Mark Wasilko, vicepresidente de marketing de Decisiv, explica que la tradición de la industria dice que los técnicos solo dedican el 30 % de su tiempo a girar llaves. El otro 70 % se gasta en otras cosas, incluido tratar de obtener las piezas necesarias para completar una reparación.

Según los expertos con los que habló Trucks, Parts, Service, conseguir que el técnico obtenga la pieza correcta comienza en el momento en que el camión llega al área de servicio para su diagnóstico inicial. Una vez que se realiza un diagnóstico y se identifica la causa raíz de la falla, el taller debe comenzar a generar una orden de reparación (RO), y esa orden de reparación debe incluir una lista de las piezas que se necesitan para la reparación.

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Con la plataforma de Decisiv, una vez que la flota aprueba la reparación, se envía una copia de la RO al departamento de repuestos y Wasilko explica que el personal de repuestos puede ir a recoger repuestos e informar al departamento de servicio qué repuestos están en stock y cuáles deben pedirse. y cuándo llegarán al taller aquellas piezas que no estén en stock.

Un capataz de taller es un asociado vital dentro de un taller de servicio porque a menudo es la única persona que está al tanto de todos los trabajos en curso y puede controlar las solicitudes de piezas para garantizar que los técnicos no tengan que dejar de trabajar.

El uso de un sistema de gestión de reparación de servicio elimina el ir y venir entre el técnico y el departamento de repuestos. No hay dudas sobre las especificaciones de las piezas porque la plataforma mantiene una lista precisa de las especificaciones del vehículo o si todos los cocomponentes están incluidos porque el RO contiene todos los detalles de lo que se necesita exactamente.

"La RO está escrita por el técnico, revisada por el redactor del servicio, pero se comparte digitalmente con el departamento de repuestos", dice Wasilko. "Básicamente, ha eliminado gran parte de la ineficiencia en la interacción tradicional de ida y vuelta entre la bahía y el departamento de repuestos".

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Una de las mejores prácticas que Wasilko ha visto en los concesionarios de camiones es la ubicación conjunta de piezas en el área de servicio. En otras palabras, algunas partes, especialmente aquellas necesarias para trabajos de reparación recurrentes o repetitivos, se guardan en las bahías del taller.

Kevin Bowers, director de operaciones de servicio de Transsource, instaló lo que él llama un puesto de comando en las tiendas de su concesionario. "Como mínimo, cuenta con un capataz de taller y un empleado de repuestos", dice. "Los empleados de repuestos solo trabajan con el taller. No responden llamadas de mostrador. Su trabajo principal es ayudar a los técnicos".

Si un técnico necesita una pieza, "le envía el flujo de trabajo al capataz del taller y al encargado de piezas en el centro de comando", explica Bowers. Si es una pieza de garantía, se extrae y se entrega a la bahía. "Si se trata de algo pequeño, como bridas de plástico, que podemos haber pasado por alto en la cotización original, solo hacemos que el encargado de las piezas lo traiga a la bahía", dice Bowers.

Sin embargo, antes de eso, durante la fase de diagnóstico de la reparación, los técnicos de Transporter determinan qué reparación se necesita, elaboran una cotización del costo de la reparación, incluidas las piezas y la mano de obra, y envían esa cotización al departamento de piezas para que estén al tanto de las piezas. se van a necesitar. De manera similar a la mejor práctica que sugiere Decisiv, después de que se aprueba la reparación, las piezas se extraen y se llevan a la bahía.

"Solíamos tener un mostrador de piezas traseras que básicamente se convirtió en un punto de encuentro", dice Bowers. "Teníamos una persona que trataba de satisfacer las necesidades de cinco o seis técnicos, por lo que, por supuesto, pasamos mucho tiempo esperando las piezas. Pasar a nuestro sistema actual eliminó ese problema".

Bowers agrega que la eficiencia del taller de Transporter ha aumentado un 38 % en la década desde que se realizó el cambio.

Gill Klinger, asesor profesional de KEA Advisors, dice que la clave para la eficiencia en el departamento de servicio es mantener a los técnicos en sus puestos trabajando en los camiones. El consejo de KEA para mejorar la relación entre el departamento de repuestos y el departamento de servicio es evaluar todas las reparaciones para determinar la causa raíz del problema y, una vez hecho esto, sacar el camión del taller en reversa. "Sugerimos que permanezca estacionado hasta que se proporcionen dos cosas", dice. "La primera es la autorización para la reparación y la segunda es sacar la pieza y colocarla en un lugar determinado, según la disponibilidad de espacio en el taller".

Klinger es un gran creyente en lo que él llama, "reducir la velocidad para acelerar". Él lo explica de esta manera: "Si nos tomamos nuestro tiempo cuando construimos el presupuesto y luego lo mantenemos vivo para que el presupuesto coincida con la orden de reparación, durante todo el proceso de reparación podemos acelerar y cerrar el RO en la parte posterior de manera más rápida y eficiente. ."

Dice que el hecho de que los departamentos de repuestos y servicio trabajen en estrecha colaboración beneficia al taller. "Por cada dólar que se vende en mano de obra, se vende aproximadamente un dólar en piezas. Por lo tanto, lo mejor para el departamento de piezas es trabajar con el departamento de servicio porque hay un 99,5 % de posibilidades de que el departamento de servicio esté el cliente número uno del departamento de repuestos".

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Ed Chipalowsky, gerente de soporte y servicio de vehículos del Consejo Norteamericano para la Eficiencia de Carga (NACFE) y ex técnico e instructor de tecnología diesel, explica que el gerente de servicio controla el taller.

"Si tienen una buena relación con sus departamentos de piezas y sus técnicos, pondrán énfasis en las piezas y el servicio para trabajar juntos en beneficio de la empresa", dice.

Obtener la pieza correcta para una reparación es un proceso complicado que se ve agravado por el hecho de que hay que elegir entre piezas de equipo original, piezas de posventa, piezas de todas las marcas, piezas de marca privada y más. Sin embargo, es extremadamente importante que el técnico obtenga la pieza correcta exacta para completar una reparación correctamente. Tener acceso al VIN es una buena manera de garantizar que se identifique la pieza exacta. Pero no todos los proveedores de servicios tienen acceso a los datos VIN.

Chipalowsky cree que la realidad aumentada (AR) traída al taller puede conducir a una mejor identificación de piezas.

"Los técnicos pueden usar AR para enviar fotos del componente en su lugar, la placa de identificación del componente, el número de serie, el número de modelo del camión, etc.", dice. Él cree que esto podría acelerar el proceso de reparación y garantizar una mayor precisión en la identificación de las piezas necesarias para una reparación.

Dedicar espacio en un taller donde se puede acceder fácilmente a los suministros comunes es otra forma de reducir el tiempo de inactividad del técnico porque el asociado nunca tiene que buscar para encontrar la herramienta que necesita.

Las piezas y los núcleos en garantía pueden ser un desafío para un taller. Klinger sugiere que los talleres dediquen espacio en cada bahía para colocar las piezas que deben devolverse como parte de un reclamo de garantía y un lugar para los núcleos.

"Es trabajo del técnico etiquetar y registrar la pieza, tomarle una foto y luego informar al departamento de piezas que está lista para ser recogida", dice. Una persona dedicada del departamento de repuestos puede ir a recoger los repuestos para que el técnico no tenga que ir al mostrador de repuestos con ellos.

"Una vez que el encargado de las piezas sabe que las piezas están listas, puede ir a buscarlas la próxima vez que vaya al taller", agrega. Algunos talleres establecen horarios específicos para que los corredores de piezas realicen sus rondas de selección de núcleos y piezas de garantía pero, en cualquier caso, asignar a alguien para que se encargue de esta tarea mantiene a los técnicos en las bahías donde ganan dinero para el taller.